Drew Portal: a saját első ügyfelem én voltam

Sokféle partnerrel dolgozom, és mindegyik más eszközt szeretett: az egyik Trellóban, a másik Asanában vezette a feladatokat, volt, akivel Excelben követtük a weboldalakon végzett munkát. Az időt Toggl Trackkel mértem, de ahhoz, hogy ezek a rendszerek beszéljenek is egymással, mindegyikre külön elő kellett volna fizetni. A hónap végén pedig jött a számlázás: kézzel, tételről tételre a Billingóban. Időigényes volt, és tele hibalehetőséggel: elgépelés, kimaradt tétel, feledékenység.

Egy ponton eldöntöttem: megépítem a saját ügyfélportálomat, ahol mindez egy helyen, töredék költséggel fut. Aztán tovább mentem: újraépítettem a lead-oldalamat is, és összekötöttem a két rendszert. Ma a teljes ügyfélfolyamat a saját platformomon belül zajlik, az első érdeklődéstől a kifizetett számláig.

1. Feladatok és időmérés a Trello + Toggl helyett

Kanban-tábla, táblázatos és munkanapló-nézet, prioritások, részletfizetési tervek. Az időmérő egy kattintással indul a feladatról, és a szerveren fut: ha bezárom a laptopot, akkor sem veszik el egy perc sem. A mért idő pedig nem egy külön rendszerben ragad: automatikusan a következő számla tételei közé folyik. A határidőket munkaidő-alapú SLA számolja, amely a magyar ünnepnapokat és az áthelyezett szombati munkanapokat is ismeri.

Ráadásnak ott a Gmail-bővítmény: egy megnyitott e-mailből egyetlen kattintással lesz feladat a portálon, a megfelelő ügyfélhez kötve, visszalinkelve a pontos levélre.

Nagyítás

2. Számlázás a kézi Billingo-maraton helyett

A hónapzárás ma egy varázsló: a rendszer magától összegyűjti, mi számlázandó (a karbantartási díjakat előre, az elkészült munkákat utólag), mutat egy ügyfelenként átnézhető vázlatot, majd egy gombnyomásra kiállítja az összes Billingo-számlát. Három rétegű védelem garantálja, hogy ugyanaz a tétel kétszer soha ne kerüljön számlára, és a portál meg a Billingo végösszege forintra egyezzen. A vezérlőpulton külön sáv követi az alanyi adómentesség értékhatárát, és 80%-nál előre szól.

Nagyítás

3. A teljes ügyfélút egy rendszerben, AI-val, ami tud viselkedni

Az újraépített weboldal és a portál összekötésével az érdeklődőből ügyfél válás minden lépése automatizált:

• A beérkező lead oldalát a rendszer automatikusan felméri (sebesség, SEO, technikai állapot), és AI készít belőle ügyfélnek szánt összefoglalót és belső értékesítési briefet.
• Az előzetes árajánlatot determinisztikus ár-motor számolja a saját árlistámból, az AI csak megfogalmazza. Az AI nálam sosem áraz, a végleges ajánlat pedig minden esetben emberi döntés.
• A weboldalon AI-asszisztens pontosítja az igényeket, szerveroldali költség-sapkákkal.
• Az érdeklődő időpontot foglal: a foglalás a valós Google-naptárammal számol, a dupla foglalás adatbázis-szinten lehetetlen, és ha a Google-ben átrakok egy eseményt, a portál 10 percen belül követi.
• A megbízásból feladat lesz, a feladatból mért idő, abból számla: a kör bezárul.
• Az elégedett ügyfelek pedig az ajánlói programban személyes linket kapnak: a jutalék automatikusan gyűlik (de csak ténylegesen kifizetett számlák után), és a következő számlájukból íródik jóvá.

Nagyítás

4. Ügyfélportál: az ügyfeleim ugyanezt látják

Az ügyfeleknek saját belépésük van: valós időben látják a feladataik állapotát, bejelentést tehetnek, időpontot foglalhatnak, elérik a számláikat és a karbantartási csomagjuk tartalmát, mindezt e-mail-pingpong helyett egy átlátható felületen.

5. Ami nem látszik, de a legfontosabb

A rendszer pénzt kezel, ezért úgy épült, ahogy a banki szoftverek: minden tábla sorszintű jogosultság-védelem mögött, minden pénzügyi művelet naplózva, az üzleti logikát 570 automata teszt-állítás őrzi, és minden kritikus folyamat újraindítás-biztos: egy megszakadt számlázási menet folytatható, duplikáció nélkül.

6. A demó nem képernyőkép, hanem kipróbálható rendszer

A demo.drewsystems.hu a portál teljes, kipróbálható változata: egy kattintással beléphetsz adminként vagy ügyfélként, kitalált cégek élethű adataival. Fizikailag képtelen éles kárt okozni: teljesen izolált környezetben fut, éles kulcsok nélkül, valódi számlát nem állít ki, és óránként visszaáll az alapállapotába. Nyugodtan kattints szét benne.

• Négy előfizetéses eszköz kiváltva egyetlen saját rendszerrel, integrációs díjak és havidíjak nélkül, töredék üzemeltetési költségen.
• A havi számlázás kézi maratonból gombnyomásos varázsló lett, elgépelés és kifelejtett tétel nélkül.
• Az érdeklődők kiszolgálása magától indul: mire ránézek egy leadre, kész az oldalának technikai felmérése és az ajánlat-vázlat.
• Az ügyfeleim átláthatóságot kaptak: a „hol tart a munka?” kérdés megszűnt, mert a portálon mindig látszik.
• És mindez referencia is egyben: ha egy ügyfélnek egyedi rendszer kell, nem mutatok, hanem odaadom kipróbálni.

Készül a mobilapp-felület, hogy útközben is egy érintésre legyen minden fontos információ. A design-rendszer eleve ennek alapjaként épült.