Excel kiváltása programmal: mikor éri meg, mennyibe kerül, és hogyan zajlik?

Kezdjük azzal, ami ritkán hangzik el fejlesztőtől: nagyon sok esetben az Excel a helyes válasz, és az is marad akkor is, ha engem megkeresel.

Ha egyedül dolgozol a fájlban, az Excel verhetetlen. Egy árazási segédtábla, egy gyors kimutatás a könyvelőnek, egy kalkuláció egy új ötlethez: ezekre pont való. Akkor is elég, ha a tábla eldobható, tehát egy konkrét feladatra készült, és utána senki nem nyúl hozzá. És akkor is, ha ritkán, mondjuk havonta egyszer-kétszer kerül elő, mert ilyenkor a hibalehetőség is kevés.

A szabály, amit én használok: amíg a tábla egy ember eszköze, addig Excel. Amint egy csapat közös munkafelülete lett, már folyamatról beszélünk, és a folyamatokat az Excel csak elszenvedi, nem támogatja. Aki egyszemélyes táblával keres meg, annak meg szoktam mondani, hogy ne költsön fejlesztésre. Olcsóbb tanács nincs.

A váltás igénye ritkán jön egyetlen nagy összeomlásból. Inkább apró bosszúságokból áll össze, amiket külön-külön még elvisel az ember. Ezeket hallom a leggyakrabban a felméréseken:

• Ugyanazt az adatot több táblába is be kell másolni, és a példányok szép lassan szétcsúsznak.
• Verziókáosz: senki nem tudja biztosan, melyik fájl az igazi, a legfrissebbet a levelezésben kell keresgélni.
• „Ki írta ezt át?” viták, mert az Excel nem mondja meg, ki, mikor és mit módosított.
• Egy véletlen rendezés vagy sortörlés szétviszi a képleteket, és napokig senki nem veszi észre.
• A tábla logikája egyetlen kolléga fejében él, és ha ő szabadságra megy, megáll az élet.

Ha ebből legalább háromra bólintottál, akkor nem ügyetlenek a kollégáid. Egyszerűen olyan feladatot kaptak az Exceltől, amire azt sosem tervezték.

Az egyedi webes rendszer (böngészőből elérhető, a saját folyamataidra szabott program) lényege nem az, hogy szebb, mint az Excel. Hanem hogy másképp gondolkodik. Az adat egy helyen él, és mindenki ugyanazt látja: nincs küldözgetés, nincs v2, nincs szétcsúszó példány. Ketten vagy tizenöten dolgozhattok benne egyszerre, ütközés nélkül.

Jogosultságokat kap: mindenki azt látja és azt szerkesztheti, ami rá tartozik. Az árrést nem látja a gyakornok, és a törlés gombot sem éri el véletlenül senki. Naplót vezet: minden módosításról megmarad, ki, mikor és mit csinált, így a „ki írta ezt át” vita ki sem alakul. És automatizál: amit eddig kézzel másoltatok, azt megcsinálja magától. Beérkezik a megrendelés, frissül a készlet, kimegy az értesítés, elkészül a kimutatás. Integráció (összekötés más szoftverekkel) szintjén pedig a számlázóddal, a webshopoddal vagy a naptáraddal is összeér.

Nem elméletben mondom. A saját ügyfélportálomat is így építettem: a szerződéstől a számlákon át a feladatokig minden egy helyen fut, és bárki megnézheti a demo.drewsystems.hu címen. Élő példa arra, milyen egy ilyen rendszer belülről. A többi munkámat a referenciák között találod.

Az első lépés mindig a felmérés, és az nem szoftverről szól, hanem rólad. Megnézzük a táblákat, végigkövetjük, honnan hová vándorol az adat, ki mit csinál vele. Ilyenkor derül ki az is, hogy a folyamat egy része felesleges: láttam már olyan munkalapot, amit évek óta gondosan töltöttek ki, de már senki nem olvasta.

A második dolog, amit fontos tudnod: nem „big bang” (mindent egyszerre lecserélő) átállásban gondolkodom. Tapasztalatom szerint pont az ilyen projektek buknak el a leggyakrabban, mert egy csapat nem tud egyik napról a másikra új eszközre állni. Ehelyett a legfájóbb folyamat kerül át először. Az megy élesbe, a többi tábla addig marad, és amikor az első modul bizonyított, jön a következő. A régi Excelek adatait pedig migráljuk (átemeljük az új rendszerbe), tehát semmi nem vész el. Hogy nálam ez pontosan hogyan néz ki, azt az egyedi rendszer szolgáltatásoldalán írtam le részletesen.

Nálam az egyedi webes rendszer 3 000 000 Ft-tól indul, nettóban (alanyi adómentes vagyok, áfa nincs). Ez első ránézésre nagy szám egy „ingyenes” Excelhez képest. Csakhogy az Excel nem ingyenes, csak a költsége elbújik a bérekben.

Számold ki egyszer: hány munkaóra megy el havonta másolgatásra, egyeztetésre, verziók összefésülésére, hibakeresésre? Ha egy ötfős csapatban fejenként napi húsz perc, az havonta nagyjából 35 óra, egy évben több mint 400. Ehhez jönnek a hibák: egy rosszul árazott ajánlat, egy kétszer kiszámlázott tétel, egy elfelejtett megrendelés. Sok cégnél ez a rejtett költség évente többe kerül, mint maga a rendszer. A kész rendszert ráadásul nem kell külön üzemeltetned: nálam a tervezés, az építés és a karbantartás egy kézben van, a karbantartás moduláris, 10 000 Ft/hó-tól, vállalt reakcióidőkkel.

És hogy a tiéd mennyibe kerülne? Erre nem kell hetekig várnod. Ajánlatkérés helyett nálam árat kapsz: két perc beszélgetés után jön a tól-ig sáv, a publikus árlistámból számolva. Az ajánlatkérőben a Drew, az AI-asszisztensem kérdez végig, de az árat nem ő találja ki: determinisztikus ár-motor (mindig ugyanarra a bemenetre ugyanazt az árat adó számítás) dolgozik a valós árlistámból. Ha pedig előbb inkább beszélgetnél, foglalj egy ingyenes hívást, és nézzük meg együtt a tábláidat.